Opleiden, van kostenpost naar duurzaam investeren in ontwikkeling

Als je niet beschikt over de juiste gegevens, kun je het HRD-stuur onmogelijk stevig ter hand nemen. Immers, alleen met het juiste inzicht kun je op de organisatie afgestemde strategische keuzes maken. Dit vraagt om een goed instrumentarium, dat inzicht biedt in het rendement van alle opleidingsinspanningen tegen de achtergrond van de strategie en de doelstellingen van de organisatie. De meeste bedrijven beschikken niet over dat instrumentarium en zeker niet over het inzicht. Slechts 10% van hen heeft zicht op wie er op cursus is geweest, hoe de kwaliteit van de cursus was en wat het heeft gekost. Om nog maar te zwijgen van wat het, in termen van ROI heeft opgeleverd! De andere 90% houdt op verschillende plaatsen in de organisatie excellijstjes bij en heeft geen idee wat hun opleidingsinspanningen opleveren. Dat is niet alleen lastig en slordig, maar de meeste bedrijven – denk maar eens aan financiële dienstverleners – kunnen zich een slechte registratie van opleidingsgegevens niet permitteren. Gelukkig zijn daarvoor steeds betere instrumenten beschikbaar, vaak als onderdeel van, of geïntegreerd met een LeerManagementSysteem (LMS).
 

Grip op opleiden start met een sluitende registratie van alle opleidingsbewegingen. Een LMS is daar een goede oplossing voor. Zo’n systeem koppelt de gegevens van medewerkers aan een elektronische (online) opleidingencatalogus. In de catalogus wordt het opleidingenaanbod van een organisatie opgenomen. In dit aanbod kunnen medewerkers zoeken en boeken, waarna het systeem de logistieke afhandeling doet. Uitgangspunt is: alle gegevens die in het systeem worden ingevoerd, kunnen er ook weer uit worden gehaald, bijvoorbeeld voor rapportagedoeleinden. Op die manier wordt exact bijgehouden wie welke opleiding heeft gedaan, wat het heeft gekost, of een diploma of certificaat is verstrekt en wat de kwaliteit van de opleiding was. De inrichting van het systeem kan steeds anders zijn, net zoals de doelen van organisaties van elkaar kunnen verschillen. Bedrijven die veel nadruk leggen op eigen verantwoordelijkheid van medewerkers voor inzetbaarheid kunnen via het systeem bijvoorbeeld tools en content beschikbaar stellen die medewerkers helpen om aan hun inzetbaarheid te werken, zoals testen, e-coaching, zelf opleidingsbudget bijhouden of de mogelijkheid van e-learning.

Organisaties die besluiten om een registratiesysteem in te voeren hebben in één keer hun hele opleidingenfunctie op orde. Uit de praktijk blijkt, dat uit een eerste analyse van de gegevens uit het systeem al snel een aantal quick wins kan voortkomen. Een aantal voorbeelden uit de praktijk.
Organisaties ontdekken dat veel individuele medewerkers los van elkaar naar dezelfde zogenaamde “open opleidingen” gaan, op een locatie buiten het bedrijf. Tegen veel minder kosten per medewerker kan een vergelijkbaar en op de organisatie afgestemd programma incompany worden aangeboden.
Projectleiders in veranderingstrajecten leren inzien dat het schieten in de “klassikale opleidingsreflex” bij het opleiden van grotere groepen medewerkers een kostbare en organisatorisch lastige oplossing is, terwijl met de juiste kennis van innovatieve opleidingsconcepten, zoals e-learning of blended learning (met bijvoorbeeld een mix van classroom training en e-learning) veel effectiever en flexibeler kan worden geleerd.
Managers gaan, met de informatie uit het systeem, nadenken over de vraag waarom zij vele tienduizenden euro’s investeren in opleidingsprogramma’s voor individuele “potentials” of “toppers” en wat de organisatie daarvan in de praktijk gaat terugzien.
En, als laatste voorbeeld, leidinggevenden vragen zich af in hoeverre hun afdelingen daadwerkelijk beter zijn gaan presteren als blijkt dat “MBA in a day” in de top van meest gevolgde opleidingen staat.
Dit zijn allemaal voorbeelden van inzichten die je krijgt, als je beschikt over informatie die laat zien wat de opleidingsinspanningen van een organisatie in de praktijk opleveren. Als je dat inzicht als organisatie eenmaal hebt, dan wordt het mogelijk om aandacht te geven aan speciale thema’s of doelgroepen binnen de organisatie. Als uitwerking daarvan kijken we nu eens naar het financiële domein.

Van vrijblijvend, naar noodzakelijk in het financiële domein

Een LMS, ondersteund door het juiste opleidings- en ontwikkelingsadvies, bewijst zijn waarde nadrukkelijk in het financiële domein. Zeker op dit vlak gaan organisaties de ontwikkeling van hun medewerkers beter faciliteren, maar ook monitoren en registreren. Soms doen ze dat vanuit een gevoel van zorgplicht of van goed werkgeverschap, maar ze doen het zeker ook vanuit het oogpunt van risicomanagement, ingegeven door de regels die er zijn rond bijvoorbeeld PE en Wft. Aandacht voor ontwikkeling is op dit vlak niet vrijblijvend, maar noodzakelijk. Naast de werkgeversrol ontstaat ook aandacht voor de individuele verantwoordelijkheid van de werknemer daarin. Dat maakt dat organisaties op elk gewenst moment inzage willen hebben in de opleidingsvorderingen en –historie van hun medewerkers.
Steeds vaker faciliteren organisaties speciale doelgroepen als Financials met een op de organisatie toegesneden Academy. Deze (virtuele en/of fysieke) Academy vormt het hart van de financiële opleidings- en ontwikkelactiviteiten. Hoewel binnen deze Academies ook de benodigde generieke competenties een plaats hebben, is daarbinnen vooral (hernieuwde) aandacht voor ‘Het Vak’ (vakmanschap). Een Financiële Academy kan verschillende elementen bevatten, zoals open trainingen uit de markt, aangevuld met (rol)specifieke incompany trainingen of speciaal voor de organisatie ontwikkelde curricula. Steeds vaker bieden deze academies ook onderdak aan op maat ontwikkelde e-learning modules, omdat die bij uitstek geschikt zijn om efficiënt en flexibel op te leiden in organisatiespecifieke (financiële) processen of in snel veranderende wet- en regelgeving.
 

Je kunt zeggen, dat het een voordeel is, dat de crisis organisaties dwingt om goede keuzes te maken, als het gaat om hun bestedingen, zeker ook op het vlak van opleiden. Ook is het besef doorgebroken, dat opleiden en ontwikkelen geen ad hoc activiteit is, maar een continu proces, dat deel uitmaakt van de loopbaan van elke loopbaan en van elk niveau. Het is een proces dat direct bijdraagt aan het realiseren van de doelen van de organisatie en aan de vakbekwaamheid, mobiliteit en employability van de medewerker. Niet alleen voor vandaag en morgen, maar ook voor overmorgen. Een goede reden voor organisaties om grip te krijgen op hun opleidings- en ontwikkelactiviteiten en om keuzes te maken die ervoor zorgen dat hun concurrentiepositie ook straks nog gunstig is. Want wie heenkijkt over de horizon van de huidige crisis weet: het wordt straks alle hens aan dek. Dan kun je maar beter goed beslagen ten ijs komen.

Drs. Marjan van den Akker is Communicatie-adviseur bij Fources. Zij startte haar loopbaan als docent Nederlands, waarna zij bij verschillende werkgevers en ook vijftien jaar als ZZP’er de communicatie verzorgde. Inmiddels is zij vanaf 2004 betrokken bij Fources. Fources geeft grote(re) organisaties in Nederland grip op hun opleidingsfunctie. Dat doet Fources door een leermanagementsysteem neer te zetten, waarmee medewerkers van klantorganisaties opleidingen kunnen zoeken en boeken. De logistiek en de administratie daarachter worden verzorgd door het systeem.

Drs. Matthijn van Tuuren is HRD-architect bij Improvels. Improvels helpt organisaties bij het ontwerp en de implementatie van HRD oplossingen, o.a. op het gebied van academies, performancemeting, mobiliteit, employability, functiegerelateerde ontwikkelingsvragen en e-learning. Matthijn heeft een achtergrond als Sociaal & Organisatie psycholoog en heeft zich van daaruit gericht op het leren en ontwikkelen van professionals in organisaties. Matthijn was werkzaam als hogeschooldocent, ontwikkelaar en onderzoeker en heeft daarnaast bij diverse training- & consultancy bureaus een flink trackrecord opgebouwd als consultant en programmamanager van academies, curricula, leergangen en maatwerk incompany-trajecten in diverse branches.